2026. 6. 12. 07:17ㆍ카테고리 없음
F&B 일을 13년 넘게 하다 보면 이상한 자신감이 생깁니다. "그건 내가 다 알지." 거래처
히스토리, 원재료 단가 협상 경위, 레시피 변경 이력, 수출 바이어와 주고받은 조건들. 전부
머릿속에 있으니까요.
문제는 그게 머릿속에"만" 있다는 겁니다. 법인을 세우고 나서 직원이 저한테 같은 질문을 세
번째 하는 걸 듣고 깨달았습니다. 내가 병목이구나. 대표가 자리를 비우면 이 정보들은 회사에
없는 거나 마찬가지구나. 개인사업자 때는 몰랐던 문제가 법인이 되니 구조의 문제로 보이기
시작했습니다.
그래서 NotebookLM으로 지식관리 시스템을 만들었습니다.
거창하게 들리는데, 실제로 한 건
문서 세 개 만든 게 전부입니다.
■ 왜 노션도 아니고 에버노트도 아니고 NotebookLM인가
노션도 써봤고 메모 앱도 여러 개 거쳤습니다. 다 실패했어요. 이유는 단순합니다. 적는 건
하는데 다시 찾질 않으니까. 매장 보고 거래처 만나다 보면 폴더 정리할 시간이 없고, 정리가 안
되니 검색도 안 하게 됩니다.
NotebookLM이 다른 건, 문서를 올려두면 그 문서들"만" 근거로 대답을 해준다는 점입니다.
일반 AI처럼 아무 말이나 지어내는 게 아니라, 내가 올린 자료 안에서 답을 찾고 출처까지
짚어줍니다. 그러니까 정리를 잘할 필요가 없습니다. 던져놓고 물어보면 됩니다. 정리할 시간이
없는 사장님일수록 오히려 이 방식이 맞습니다.
■ 시드 문서 3개 — 이렇게 나눴습니다
처음부터 모든 걸 옮기려고 하면 시작도 못 합니다. 저는 노트북(NotebookLM의 작업 공간
단위)을 딱 세 개만 팠습니다.
노트북 ① 브랜드·제품. 제품 스펙, 원재료 정보, 인증 서류, 브랜드 스토리. 누가 "이 제품
알레르기 성분 뭐 들어가요?"라고 물으면 이제 제가 아니라 노트북이 대답합니다.
노트북 ② 수출·거래처. 바이어별 미팅 기록, 이메일 요약, 견적 히스토리. 이게 진짜
물건입니다. 3개월 전 협상에서 무슨 조건을 걸었는지 기억이 가물가물할 때, 물어보면 10초
만에 나옵니다.
노트북 ③ 운영·계약. 사내 프로세스, 파트너 리스트, 계약 조건 요약. 신규 직원
온보딩용으로도 씁니다. 프랜차이즈처럼 매뉴얼이 생명인 사업이라면 이 노트북 하나가
사실상 본사 교육팀 역할을 합니다.
핵심은 분류 기준이 단순해야 한다는 겁니다. 셋 중 어디에도 안 들어가면? 둘 다에 넣습니다.
중복을 두려워하면 안 됩니다. 어차피 찾는 건 AI가 하니까요.
■ 시스템이 굴러가게 만드는 건 "루틴"이다
도구는 누구나 깝니다. 문제는 일주일 지나면 안 연다는 거죠. 저는 캘린더에 두 개를
박아놨습니다.
매주 금요일 저녁 6시, 30분. 이번 주에 나온 아이디어, 미팅 메모, 거래처 요청사항을 모아서
노트북에 던져 넣는 시간입니다. 이때 제가 NotebookLM에 던지는 질문은 늘 똑같습니다. "이
내용이 브랜드, 수출, 운영 중 어디에 속하는가?" 분류까지 AI한테 시키는 거죠.
그리고 매월 마지막 주, 한 시간. 한 달치 자료를 놓고 "이번 달 협상에서 반복된 패턴이 뭐냐",
"다음 달 리스크가 뭐냐"를 물어봅니다. 이게 은근히 무섭습니다. 내가 못 보던 패턴을 짚어낼
때가 있어요.
■ 2주 운영해 보고 느낀 점
솔직히 처음 며칠은 "이걸 굳이?"라는 생각이 들었습니다. 변화를 체감한 건 직원이 저 대신
노트북에 질문해서 스스로 답을 찾았을 때입니다. 제가 외부 미팅 중이었는데, 돌아와 보니
이미 해결돼 있더라고요.
지식관리라는 게 결국 "대표가 없어도 돌아가는 구조"를 만드는 일이라면, 문서 세 개와 금요일
30분이면 시작할 수 있습니다. 완벽한 시스템을 설계하느라 시작 못 하는 것보다,
엉성하게라도 오늘 노트북 하나 파는 게 낫습니다.
이전 글에서 다룬 영문 이메일 자동화와 묶으면, 메일 작성부터 기록 축적까지 한 사이클이
됩니다. 둘 다 무료로 시작할 수 있으니 부담 없이 해보세요.
알레르기 성분 뭐 들어가요?"라고 물으면 이제 제가 아니라 노트북이 대답합니다.
노트북 ② 수출·거래처. 바이어별 미팅 기록, 이메일 요약, 견적 히스토리. 이게 진짜
물건입니다. 3개월 전 협상에서 무슨 조건을 걸었는지 기억이 가물가물할 때, 물어보면 10초
만에 나옵니다.
노트북 ③ 운영·계약. 사내 프로세스, 파트너 리스트, 계약 조건 요약. 신규 직원
온보딩용으로도 씁니다. 프랜차이즈처럼 매뉴얼이 생명인 사업이라면 이 노트북 하나가
사실상 본사 교육팀 역할을 합니다.
핵심은 분류 기준이 단순해야 한다는 겁니다. 셋 중 어디에도 안 들어가면? 둘 다에 넣습니다.
중복을 두려워하면 안 됩니다. 어차피 찾는 건 AI가 하니까요.
■ 시스템이 굴러가게 만드는 건 "루틴"이다
[이미지 위치: B4_nlm_routine]
도구는 누구나 깝니다. 문제는 일주일 지나면 안 연다는 거죠. 저는 캘린더에 두 개를
박아놨습니다.
매주 금요일 저녁 6시, 30분. 이번 주에 나온 아이디어, 미팅 메모, 거래처 요청사항을 모아서
노트북에 던져 넣는 시간입니다. 이때 제가 NotebookLM에 던지는 질문은 늘 똑같습니다. "이
내용이 브랜드, 수출, 운영 중 어디에 속하는가?" 분류까지 AI한테 시키는 거죠.
그리고 매월 마지막 주, 한 시간. 한 달치 자료를 놓고 "이번 달 협상에서 반복된 패턴이 뭐냐",
"다음 달 리스크가 뭐냐"를 물어봅니다. 이게 은근히 무섭습니다. 내가 못 보던 패턴을 짚어낼
때가 있어요.
■ 2주 운영해 보고 느낀 점
솔직히 처음 며칠은 "이걸 굳이?"라는 생각이 들었습니다. 변화를 체감한 건 직원이 저 대신
노트북에 질문해서 스스로 답을 찾았을 때입니다. 제가 외부 미팅 중이었는데, 돌아와 보니
이미 해결돼 있더라고요.
지식관리라는 게 결국 "대표가 없어도 돌아가는 구조"를 만드는 일이라면, 문서 세 개와 금요일
30분이면 시작할 수 있습니다. 완벽한 시스템을 설계하느라 시작 못 하는 것보다,
엉성하게라도 오늘 노트북 하나 파는 게 낫습니다.
[이미지 위치: B5_nlm_cta]
이전 글에서 다룬 영문 이메일 자동화와 묶으면, 메일 작성부터 기록 축적까지 한 사이클이
됩니다. 둘 다 무료로 시작할 수 있으니 부담 없이 해보세요.
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